Как подписать PDF электронной подписью: полное руководство

Как добавить подпись в ПДФ файле

Появление электронного документооборота избавило бизнес от множества проблем: больше нет необходимости заключать сделки непосредственно в офисе, не требуется отправлять документы контрагенту в конверте через почту. Также это влияет и на организацию внутренних процессов — становится удобнее сотрудничать с удаленщиками и подготавливать налоговые декларации.

В статье разберем, как подписать ПДФ файл и внедрить новые технологии в рабочие процессы.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись или ЭП — это личный автограф конечного человека, только цифровой. Существует несколько ее видов с разной юридической силой.

Иногда можно встретить термин «цифровая подпись» или «электронная цифровая подпись» — это устаревшее название. Оно аналогично понятию «электронная подпись», которое сейчас используется в законодательстве.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — или обычная цифровая подпись. Это коды и пароли. Они могут быть заранее установлены пользователем, а также приходить в смс и пуш-уведомлениях. Также в этот список входят отпечаток пальца и сканер лица. Все это помогает подтвердить личность человека для проведения операций.

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — ее можно получить при помощи программ криптошифрования. Она помогает не только точно установить владельца, но и заверяет целостность документа, т. к. фиксирует конкретную версию.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — при ее создании также используются криптографические алгоритмы. Главное отличие от НЭП заключается в наличии сертификата и специализированного ПО, которое проходит проверку ФСБ России. Чтобы ее получить, необходимо сделать запрос в аккредитованный центр. Именно этот вид имеет высшую юридическую силу.

Подготовка к электронному подписанию PDF

Некоторые виды документов достаточно подписать НЭП — обычно ею сопровождаются процессы в КЭДО. А вот для судов или госорганов понадобится версия ЭП посерьезнее. Какие подписи и когда могут потребоваться, смотрите в таблице ниже:

Квалифицированную электронную подпись обычно выдают юридическим лицам, ИП, нотариусам, руководителям филиалов и представительствам иностранных юридических лиц. Чтобы ее получить, необходимо оставить заявку на сайте goduslugi.ru и прийти в региональный филиал ФНС России с документами — паспортом, СНИЛС, ИНН физлица или юрлица.

Помимо этого придется приобрести сертифицированный носитель информации. Сертификат нельзя установить на любую флешку, нужен именно USB тип-А. Подойдет, например, Рутокен ЭЦП2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT и другие.

Приобрести подобные устройства можно в специализированных магазинах электронной техники, коммерческих удостоверяющих центрах и некоторых удостоверяющих центрах ФНС России.

Так выглядит флешка для хранения электронной подписи

В ФНС вам выдадут ключ электронной подписи, ключ проверки электронной подписи, квалифицированный сертификат. Действовать все это будет 15 месяцев. Эти материалы невозможно скопировать или извлечь из носителя, поэтому за безопасность можно не переживать.

Перед тем как заверить договор или счет-фактуру, убедитесь, что они правильно составлены. Если в документ будут вноситься изменения, его нужно будет переподписать заново.

Пошаговое руководство по подписанию PDF

Полученный сертификат необходимо установить на компьютер и можно приступать к подписанию документов. Рассмотрим, как электронно подписать документ PDF усиленной ЭЦП. Сначала необходимо выбрать софт для работы. Мы собрали топ вариантов:

• Adobe Acrobat — одно из первых появившихся решений для взаимодействия с PDF. Можно создавать документы, сравнивать разные версии и вносить изменения в проекты.
• PDF Commander — удобная программа для чтения, редактирования и подписания PDF. Простая в управлении, работает на русском. Раньше была только на Windows, но теперь вышла версия и для Linux. .
• DocuSign — это ПО разработано специально для размещения подписей в электронных документах. В ней можно отправить документы на заверение и подключить уведомления, чтобы не напоминать о задаче другими способами.
• ABBYY FineReader — софт поможет создать новый PDF или внести изменения в готовый файл. Есть удобная функция совместной работы над проектом.

Сейчас могут возникнуть проблемы с выбором софта для создания и подписания документации. Связано это с уходом с рынка РФ многих зарубежных компаний. Например, 2 года назад бизнес остался без продления подписки на Adobe Acrobat.

Мы рекомендуем воспользоваться вариантами из реестра Российского ПО. Это безопасный и надежный софт, который точно никуда не пропадет. Например, можно перейти на программу PDF Commander. Мы составили подробную инструкцию, как подписать в ней документ PDF.

Добавление квалифицированной ЭП в программе PDF Commander

1. Перейдите во вкладку «Безопасность» и выберите «Цифровая подпись». Соответствующий сертификат уже должен быть установлен на компьютере, чтобы функция правильно работала.

2. Определите профиль, обозначьте причину добавления и данные. Графический образ появится в файле автоматически. Его можно изменить, силу подпись не потеряет. Сначала кликните «Добавить в документ», а затем «Подписать».

3. Перед сохранением убедитесь в действительности сертификата. Нажмите «Проверить подпись» — на экране появятся все данные.

Если вы хотите узнать о том, как работать не только с документами, созданными в электронном виде, но и со сканами, читайте статью о том, как поставить подпись или штамп в ПДФ-файле: https://free-pdf.ru

Другие методы электронного подписания

Чтобы заверить документ, совсем не обязательно скачивать и устанавливать программу на компьютер. Мы подобрали альтернативные способы.

Онлайн-сервисы

Веб-приложения доступны прямо в браузере, поэтому воспользоваться ими можно на разных устройствах. Для редактирования PDF они не подходят: просматривать большие файлы не удобно, а многие инструменты редактирования не доступны.

Зато подписать pdf онлайн можно быстро:

• Контур Крипто — позволяет заверять, хранить и отправлять документацию с электронной подписью онлайн. Для работы необходим плагин Crypto.
• 1C Кабинет Сотрудника — решение для заверения внутренней документации компании. Подходит для сотрудников, руководителей и работодателей.
• Saby Crypto — тут тоже потребуется плагин. Можно оставить ЭП и проверить подпись в файле.

Мобильные приложения

На телефонах с системами iOS и Android тоже можно ставить ЭП. Также, как и в случае с ПК, потребуется специальный носитель и софт. Приобрести нужно смарт-карту Рутокен ЭЦП 3.0 NFC. Ее необходимо просто поднести к телефону для начала работы.

Так выглядит смарт-карта

Мы подготовили топ приложений для Айфона и Андроида:

• Госключ — софт от сервиса Госуслуги позволяет получить сертификат ЭП и заверять с его помощью документы. Все данные хранятся в приложении.
• КриптоАРМ — этот вариант позволяет ставить электронную подпись в документах, а также проверять ее подлинность. Для использования потребуется установить смарт-карту.
• СБИС — подходит только для работы на смартфоне в системе СБИС. На телефоне можно просматривать документы, которые отправили вам на подпись и заверить их.

Юридические аспекты и безопасность

ЭП регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи» № 63. Как НЭП, так и КЭП признаются юридически значимыми и приравниваются к рукописной подписи.

Стоит ли бояться мошенников?

Те, кто занимается подбором паролей теоретически могут подобрать ПЭП. А вот в случае с КЭП и НЭП переживать не о чем. Благодаря алгоритмам криптошифрования украсть данные не получиться, ключ невозможно вычислить и методом подбора.

Еще один страх, о котором можно забыть — внесение правок в документ после заверения. Такие манипуляции сделают подпись недействительной, и ее придется ставить заново.

Стоит помнить, что передавать свою ЭП третьим лицам крайне небезопасно. Если это все же необходимо, например, чтобы дать доступ к бухгалтеру, обязательно делайте машиночитаемую доверенность (МЧД) на сотрудника. Так вы сможете определить ряд документов, которые подчиненный сможет заверять.

Если пересылаете конфиденциальные документы, используйте ПО с функцией установки пароля на PDF-документ. Так несанкционированный просмотр файла третьими лицами становится невозможен.

Заключение

Возможность подписать электронно PDF может значительно упростить ваши ежедневные рабочие задачи и сотрудничества. Если вы беспокоитесь о защите пересылаемых документов и хотите использовать усиленную ЭП, обратитесь в Федеральную Налоговую службу за сертификатом. Он обезопасит вас и ваши документы от переписывания и любой компрометации.

А подписывать электронные документы вы сможете на любом ПК с установленным плагином криптошифрования. Как альтернативу для тех же целей можно использовать онлайн-сервисы или даже специальные приложения на смартфон.